CARTAS DE INVITACIÓN

CARTAS DE INVITACIÓN

La carta de invitación se da en un tono sociable y cordial persiguen la sugerencia a las personas contactadas para que hagan uso de las invitaciones realizadas. Deben ser escritas y redactadas de forma simple para que tengan sus respuestas siempre positivas de manera que la invitación sea 

atendida tal cual deseamos.

Siempre es conveniente mantener las distancias adecuadas y elegir las palabras correctas para no pasarse con los tonos empleados y no resultar adulador, ya que demasiados halagos pueden llevar a un resultado opuesto al que estamos buscando con la carta.

No por eso la carta de invitación no debe de tener las frases de rigor y los consabidos cumplidos para invitar a las personas a los eventos requeridos, más si se trata de un importante cliente.

Hay que tener claro también, que cuando se trate de subordinados u otras personas semejantes, el tono de las cartas será el adecuado para ellos. Habrá que evitar caer en posibles faltas de respeto, siempre la redacción deberá ser de forma cordial y en los mejores términos posibles.

La carta se hace en hoja de papel tamaño carta sin líneas.

Si necesita escribir una carta es para comunicar algo importante; por eso, recuerde siempre que debe expresar su objetivo al principio de la carta. El primer párrafo debe introducir al lector en lo que le comunica el resto de la carta. El modelo o formato carta de Icontec tiene normas específicas que no debe pasar por alto. A continuación le enseñamos la mejor forma de comunicar sus intenciones empresariales mediante una carta bien redactada.

En algunas ocasiones, los destinatarios no leen la carta, sino que el asunto les dice de qué se trata todo el comunicado, entonces es necesario que planee cada detalle que quiere transmitir en su carta.

Saber cómo escribir una carta correctamente es necesario para lograr una buena comunicación asertiva, así como lo es dejar de lado las prácticas tradicionales que no se basan en las técnicas de presentación de documentos, sino en convencionalismos errados.

1. Tamaño y contenidos

Dependiendo de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.

Es importante que la primera página de sus cartas lleve:

         Logo

         Membrete

         Pie de página

Sin embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se debe poner el logo.

2. Escriba un solo tema en cada carta

En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado, redacte las cartas que sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita más de un comunicado para responderle a su destinatario.

3. Redacte de forma precisa.

El método Ipler de redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría de la pirámide invertida, utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en los párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser imprescindibles.

Ejemplo:

“Reciba un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultoría y atención al cliente

[Párrafo 1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal objetivo es comprometernos con usted, además de informarle que es para nosotros un placer contar con usuarios que nos ayudan a crecer.

[Párrafo 2]Además queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros trabajadores se comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en nosotros su respaldo incondicional en todo tipo de transacciones financieras.

[Párrafo 3] Es así como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de mayo de 2015, ya tomamos las medidas necesarias y la asesora que lo atendió recibirá la formación oportuna para que el inconveniente de baja calidad en la atención que recibió no se vuelva a presentar.”

En el ejemplo, el “para qué” de la carta está en el último párrafo. La forma correcta sería responderle al destinatario en el primero y el resto del comunicado en los párrafos restantes o incluso, podrían omitirse. Así se produce la redacción eficaz. No piense que abordar el tema directamente es irrespetuoso o que carece de cordialidad; al contrario, considere que cuando elimina información irrelevante le ahorra tiempo a su lector.

4. Siga el orden lógico gramatical

Para ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden lógico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se guía por esta forma de escritura, podrá redactar bien sus comunicados.

Ejemplo:

5. Escritura y tratamiento

Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo saludo”, “espero”. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas, pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo correcto es escribir en primera persona.

Escriba en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso, aún si está reclamando o dando una orden.

6. Partes obligatorias de la carta

Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.

Lugar y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de elaboración. En los distritos especiales como Washington D.C., México D.F., Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificación del distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses en minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años con punto.

Ejemplo:

            Bogotá D.C., 3 de julio de 2015

Datos del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre completo y el cargo. Recuerde que la denominación “doctor” solo es un vocativo para las personas que se han doctorado en alguna área del conocimiento. En el caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza la denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.

Ejemplo:

Abogada

ENID CORTÉS VELANDIA

Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera  

Infanta, Número 16-23 y Humboldt

La Habana, Cuba

Asunto: solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala dos líneas libres después del último dato del destinatario. Omita conjunciones, preposiciones y artículos.

Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:

-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)

-Le escribo para informarle que (…)

-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)

Evite saludos como:

-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)

-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)

Despedida: tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunas despedidas cortas son:

-Atentamente,

-Cordialmente,

-Sinceramente,

Respetuosamente,

Remitente y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre del remitente en mayúscula sostenida.

Líneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la cantidad entre paréntesis.

 Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)

Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)

En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayúscula inicial, así:

Ejemplos:

Copia: Sicóloga, Daniela Méndez, Construirte SAS

Copia: Gerente informático, Yohan Romero, Ipler CI SAS

Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación, Laura Macías.

Recuerde que seguir las normas Icontec no solo le ayudará a transmitir bien su mensaje, además le permitirá mejorar la comunicación interna y la imagen corporativa de su organización. Consulte sus dudas en el portal de la Real Academia Española 

 Manizales, 2 de  Agosto de 2016

DOCTOR:

FABIO ARBOLEDA TOVAR

ODONTOLOGO

Cordial saludo:

Tenemos el gusto de invitarlo a la Feria Odontológica  que se celebrará el 20 del presente mes  desde las 8:00 a.m , dicho evento tendrá lugar en la facultad de Odontología de la Universidad Autónoma de la ciudad de Manizales. El objetivo es dar a conocer los últimos avances tecnológicos en odontología.

Esperamos confirme su asistencia para realizar las respectivas reservas.

Invita Universidad Autónoma.

Pedro Antonio Román Vera

PEDRO ANTONIO ROMÁN VERA.

DECANO DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA.

CARTA DE INVITACIÓN INFORMAL

Pereira, 12 de julio de 2016

SEÑOR:

ANDRÉS ORTEGÓN CORTEZ.

Querido amigo Andrés:

La cigüeña al fin dijo sí tras hacerse rogar durante diez interminables años. Ya puedes imaginarte la alegría que Amparo y yo tenemos y la que tú y Manolita nos vais a proporcionar viniendo el próximo sábado día a casa, para comer con nosotros.

Hemos invitado a Lourdes y Matías únicamente porque deseamos que nuestros verdaderos amigos compartan, en la intimidad, nuestra alegría.

Prepárate para ser padrino. Confírmanos el sí con un telefonazo.

Os abraza con todo cariño.

 RESPUESTA A LA CARTA.

Chinchiná, julio 20 de 2016

SEÑOR:

PEDRO HERRÁN BERRÍO.

Querido amigo Pedro:

¡Qué alegría tan grande! ¡A partir de ahora tienes un pan bajo el brazo!

Por supuesto que puedes contar con nosotros el próximo sábado y procura tener "champán" en abundancia.

He hablado con Lourdes y Matías. Están muy contentos y nos acompañarán.

Cuenta con todos nosotros. Enhorabuena y un fuerte abrazo para ti y Amparo.

ACTIVIDAD

1. Elabore una carta de manera individual haciendo una invitación formal .

2. Otra carta de invitación  informal dirigida a uno de sus compañeros de grupo.