CARTAS DE INVITACIÓN
La
carta de invitación se da en un tono sociable y cordial persiguen la sugerencia
a las personas contactadas para que hagan uso de las invitaciones realizadas.
Deben ser escritas y redactadas de forma simple para que tengan sus respuestas
siempre positivas de manera que la invitación sea
atendida tal cual deseamos.
Siempre
es conveniente mantener las distancias adecuadas y elegir las palabras
correctas para no pasarse con los tonos empleados y no resultar adulador, ya
que demasiados halagos pueden llevar a un resultado opuesto al que estamos
buscando con la carta.
No
por eso la carta de invitación no debe de tener las frases de rigor y los
consabidos cumplidos para invitar a las personas a los eventos requeridos, más
si se trata de un importante cliente.
Hay
que tener claro también, que cuando se trate de subordinados u otras personas
semejantes, el tono de las cartas será el adecuado para ellos. Habrá que evitar
caer en posibles faltas de respeto, siempre la redacción deberá ser de forma
cordial y en los mejores términos posibles.
La
carta se hace en hoja de papel tamaño carta sin líneas.
Si
necesita escribir una carta es para comunicar algo importante; por eso,
recuerde siempre que debe expresar su objetivo al principio de la carta. El
primer párrafo debe introducir al lector en lo que le comunica el resto de la
carta. El modelo o formato carta de Icontec tiene normas específicas que no
debe pasar por alto. A continuación le enseñamos la mejor forma de comunicar
sus intenciones empresariales mediante una carta bien redactada.
En
algunas ocasiones, los destinatarios no leen la carta, sino que el asunto les
dice de qué se trata todo el comunicado, entonces es necesario que planee cada
detalle que quiere transmitir en su carta.
Saber
cómo escribir una carta correctamente es necesario para lograr una buena
comunicación asertiva, así como lo es dejar de lado las prácticas tradicionales
que no se basan en las técnicas de presentación de documentos, sino en
convencionalismos errados.
1.
Tamaño y contenidos
Dependiendo
de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar
su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.
Es
importante que la primera página de sus cartas lleve:
Logo
Membrete
Pie de página
Sin
embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la
segunda solamente se debe poner el logo.
2.
Escriba un solo tema en cada carta
En
caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado,
redacte las cartas que sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el
archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de
cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita más de un
comunicado para responderle a su destinatario.
3.
Redacte de forma precisa.
El
método Ipler de redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría
de la pirámide invertida, utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat.
Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en los
párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser
imprescindibles.
Ejemplo:
“Reciba
un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultoría y atención al
cliente
[Párrafo
1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal
objetivo es comprometernos con usted, además de informarle que es para nosotros
un placer contar con usuarios que nos ayudan a crecer.
[Párrafo
2]Además queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros
trabajadores se comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en
nosotros su respaldo incondicional en todo tipo de transacciones financieras.
[Párrafo
3] Es así como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de
mayo de 2015, ya tomamos las medidas necesarias y la asesora que lo atendió
recibirá la formación oportuna para que el inconveniente de baja calidad en la
atención que recibió no se vuelva a presentar.”
En
el ejemplo, el “para qué” de la carta está en el último párrafo. La forma correcta
sería responderle al destinatario en el primero y el resto del comunicado en
los párrafos restantes o incluso, podrían omitirse. Así se produce la redacción
eficaz. No piense que abordar el tema directamente es irrespetuoso o que carece
de cordialidad; al contrario, considere que cuando elimina información
irrelevante le ahorra tiempo a su lector.
4.
Siga el orden lógico gramatical
Para
ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden
lógico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se
guía por esta forma de escritura, podrá redactar bien sus comunicados.
Ejemplo:
5.
Escritura y tratamiento
Escriba
siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo
saludo”, “espero”. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias
personas, pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo
correcto es escribir en primera persona.
Escriba
en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso,
aún si está reclamando o dando una orden.
6.
Partes obligatorias de la carta
Código:
el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.
Lugar
y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de
elaboración. En los distritos especiales como Washington D.C., México D.F.,
Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificación del
distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses
en minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con
mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años con punto.
Ejemplo:
Bogotá D.C., 3 de julio de 2015
Datos
del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre
completo y el cargo. Recuerde que la denominación “doctor” solo es un vocativo
para las personas que se han doctorado en alguna área del conocimiento. En el
caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza la
denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.
Ejemplo:
Abogada
ENID
CORTÉS VELANDIA
Ministerio
del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera
Infanta,
Número 16-23 y Humboldt
La
Habana, Cuba
Asunto:
solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala
dos líneas libres después del último dato del destinatario. Omita conjunciones,
preposiciones y artículos.
Saludo:
algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:
-Lo
saludo, respetuosamente, y le informo que (…)
-Le
escribo para informarle que (…)
-Respondiendo
a su solicitud, le informo que (…)
Evite
saludos como:
-Por
medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)
-La
presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)
Despedida:
tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunas
despedidas cortas son:
-Atentamente,
-Cordialmente,
-Sinceramente,
Respetuosamente,
Remitente
y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la
misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre del remitente en
mayúscula sostenida.
Líneas
especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la
cantidad entre paréntesis.
Ejemplos:
Anexo:
uno (15 folios)
Anexos:
dos (8 cheques y un CD-ROM)
Anexos:
tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)
En
el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayúscula inicial, así:
Ejemplos:
Copia:
Sicóloga, Daniela Méndez, Construirte SAS
Copia:
Gerente informático, Yohan Romero, Ipler CI SAS
Copia:
Jefe de recursos humanos, Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación,
Laura Macías.
Recuerde
que seguir las normas Icontec no solo le ayudará a transmitir bien su mensaje,
además le permitirá mejorar la comunicación interna y la imagen corporativa de
su organización. Consulte sus dudas en el portal de la Real Academia Española
Manizales,
2 de Agosto de 2016
DOCTOR:
FABIO
ARBOLEDA TOVAR
ODONTOLOGO
Cordial
saludo:
Tenemos el gusto de invitarlo a la Feria Odontológica que se celebrará el 20 del presente mes desde las 8:00 a.m , dicho evento tendrá
lugar en la facultad de Odontología de la Universidad Autónoma de la ciudad de
Manizales. El objetivo es dar a conocer los últimos avances tecnológicos en
odontología.
Esperamos
confirme su asistencia para realizar las respectivas reservas.
Invita
Universidad Autónoma.
Pedro Antonio
Román Vera
PEDRO
ANTONIO ROMÁN VERA.
DECANO
DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA.
CARTA
DE INVITACIÓN INFORMAL
Pereira,
12 de julio de 2016
SEÑOR:
ANDRÉS
ORTEGÓN CORTEZ.
Querido
amigo Andrés:
La
cigüeña al fin dijo sí tras hacerse rogar durante diez interminables años. Ya
puedes imaginarte la alegría que Amparo y yo tenemos y la que tú y Manolita nos
vais a proporcionar viniendo el próximo sábado día a casa, para comer con
nosotros.
Hemos
invitado a Lourdes y Matías únicamente porque deseamos que nuestros verdaderos
amigos compartan, en la intimidad, nuestra alegría.
Prepárate
para ser padrino. Confírmanos el sí con un telefonazo.
Os
abraza con todo cariño.
RESPUESTA
A LA CARTA.
Chinchiná,
julio 20 de 2016
SEÑOR:
PEDRO
HERRÁN BERRÍO.
Querido
amigo Pedro:
¡Qué
alegría tan grande! ¡A partir de ahora tienes un pan bajo el brazo!
Por
supuesto que puedes contar con nosotros el próximo sábado y procura tener
"champán" en abundancia.
He
hablado con Lourdes y Matías. Están muy contentos y nos acompañarán.
Cuenta
con todos nosotros. Enhorabuena y un fuerte abrazo para ti y Amparo.
ACTIVIDAD
1. Elabore una carta de manera individual haciendo una invitación formal .
2. Otra carta de invitación informal dirigida a uno de sus compañeros de grupo.
