LAS CARTAS COMERCIALES
Como habíamos dicho anteriormente la carta comercial es la más importante de todos los documentos escritos que
diariamente contribuyen a la buena marcha de posnegocios y al fortalecimiento
de las relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo
constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es
también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace
llegar hasta los lugares más remotos.
La correspondencia comercial tiene su propia personalidad,
“Su modo de decir”. El carácter predominante de esta personalidad es el mismo
que caracteriza el comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su
estilo, no sólo para conseguir una perfecta comunicación, sino también para
obtener una impresión favorable de la persona a la que va dirigida la carta.
LOS ELEMENTOS DE LA CARTA COMERCIAL
Los elementos de la carta comercial deben tenerse siempre en cuenta y estos son:
1.
ENCABEZADO Y DIRECCIONES
El encabezado de una carta comercial incluye el domicilio al
que debe contestar el destinatario. De acuerdo con el sitio web Writing@CSU, de
la Colorado State University, no incluyas tu nombre o el de la empresa en el
encabezado, junto con la dirección. Incluye las palabras que identifican que se
trata de una dirección, como “Calle”. Introduce una línea en blanco debajo de
la dirección; y continúa con la fecha en que escribiste la carta. Introduce
otra línea en blanco luego de la fecha y continúa con el nombre y domicilio del
destinatario, con las mismas reglas que utilizaste para el del remitente. Contiene:
1. MEMBRETE:
Es la identificación de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de
la carta. Señala la razón social, el giro comercial, el domicilio, el teléfono,
el fax y correo electrónico. Se utiliza además, con fines publicitarios.
2. LUGAR Y
FECHA: La anotación de estos datos es muy importante desde el punto de vista
cronológico y geográfico para la clasificación y archivo de la correspondencia.
Se ubica hacia la derecha.
3.
REFERENCIA: Es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al
receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.
4. DIRECCIÓN
INTERIOR: Es la señalización del nombre del receptor, su domicilio y destino.
Se ubica en el margen superior, a continuación de la
2.
FÓRMULA DE ENCABEZAMIENTO
Introduce el cuerpo de la carta con un
saludo o un vocativo que es la frase o
saludo que sirve para llamar la atención del receptor, que varía según el tono
en qué esté redactada la carta. Se escribe más abajo de la dirección interior y
a continuación dos puntos: . Comienza con una fórmula de encabezamiento, como
“Estimado”, seguida del título y el apellido del destinatario, en la mayoría de
los casos. Utiliza una fórmula genérica, como “Estimado inquilino”, si no
conoces el nombre del destinatario, aconseja Writing@CSU. También puedes
dirigir la carta a un departamento, escribiendo, por ejemplo, “Atención:
Recursos Humanos”.
3.
CUERPO O
TEXTO
Es la parte medular de la carta;
El mensaje: Es la
idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita
al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje
entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla
fácilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la que
vamos a contestar; si es de reclamación por mercaderías, iniciaremos el texto,
comunicando el recibo de dichas mercaderías.
Cualquiera sea la importancia de la carta comercial, es
conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases de especial
relevancia, se pueden subrayar o ennegrecer para llamar la atención. No es
conveniente abusar de esta modalidad.
El texto del cuerpo de una carta comercial se inicia
escribiendo dos líneas más abajo del vocativo. Lleva espaciado simple; si es
corta, se puede utilizar espaciado doble. Separa los párrafos y la primera
línea, luego de la fórmula de encabezamiento, por un renglón en blanco.
4.
CIERRE O FINAL
Es la conclusión de la carta y sus
elementos son:
1.
Salutación: Es la expresión breve de despedida.
2.
Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente
no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en
este caso se antepone al nombre del remitente la letra "p" o
"pp" (por poder).
3. Iniciales
de responsabilidad: Son las iniciales en mayúsculas del redactor y en
minúsculas de la persona que digitó la carta.
4. Inclusos:
Es la indicación de los documentos que se adjuntan a la carta.
5.
Con copia: Es la información de las copias enviadas, a otras personas o
departamentos.
El cierre se escribe dejando dos líneas
debajo del último renglón del cuerpo de la carta. Cierra con “Atentamente” o
“Saludos cordiales", para mantener el tono formal de la carta. Escribe tu nombre completo debajo, dejando
espacio suficiente para firmar.
ACTIVIDAD
1. Elabora una carta con estos datos teniendo en cuenta las técnicas ICONTEC márgenes:
Superior
3 ó 4 cm
Izquierdo
3 ó 4 cm
Derecho 2 ó 3 cm
Inferior 2 ó 3 cm
Derecho 2 ó 3 cm
Inferior 2 ó 3 cm
Encabezados de las páginas
subsiguientes entre 2 y 3 cm
Membrete: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Guajira/Riohacha/El instructor de Producción de Documentos Empresariales señor Juan Luis Rodríguez, envía una carta al señor Miguel Tobías Simanca/Coordinador Técnico/Instituto de Carreras Técnicas/Valledupar/ el texto es el siguiente/Esta carta está escrita en estilo bloque extremo. Es la presentación más sencilla, económica en tiempo y que requiere menos esfuerzo, por iniciar todas las líneas desde el margen izquierdo/Este estilo no es muy artístico por tener recargado todo el peso en un solo lado; sin embargo, conviene conocerlo porque todos los demás estilos son modificaciones de éste. También es posible que su jefe lo prefiera en algunas ocasiones/Note además que no hay puntuación después de las líneas especiales, por haberse acogido la puntuación abierta, y que el texto está escrito a espacio sencillo, con dos espacios verticales entre párrafo/Además la (el) digitador (a) de textos debe tener mucho cuidado en su presentación, como es sabido la carta comercial no debe llevar errores mecanográficos, ni ortográficos entre otros/copia: Doctor Francisco Cifuente, Jefe de Control Interno, Doctor Alvaro Olarte, Coordinador de Servicio a la Formación Profesional/Anexo: Original y dos copias del modelo de carta(Identificación del transcriptor.
