LOS ELEMENTOS DE LA CARTA COMERCIAL

                                                              LAS CARTAS COMERCIALES

Como habíamos dicho anteriormente la carta comercial es la  más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de posnegocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace llegar hasta los lugares más remotos.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, “Su modo de decir”. El carácter predominante de esta personalidad es el mismo que caracteriza el comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su estilo, no sólo para conseguir una perfecta comunicación, sino también para obtener una impresión favorable de la persona a la que va dirigida la carta.

LOS ELEMENTOS DE LA CARTA COMERCIAL

Los elementos de la carta comercial  deben tenerse  siempre en cuenta y  estos son:

1.       ENCABEZADO Y DIRECCIONES

El encabezado de una carta comercial incluye el domicilio al que debe contestar el destinatario. De acuerdo con el sitio web Writing@CSU, de la Colorado State University, no incluyas tu nombre o el de la empresa en el encabezado, junto con la dirección. Incluye las palabras que identifican que se trata de una dirección, como “Calle”. Introduce una línea en blanco debajo de la dirección; y continúa con la fecha en que escribiste la carta. Introduce otra línea en blanco luego de la fecha y continúa con el nombre y domicilio del destinatario, con las mismas reglas que utilizaste para el del remitente. Contiene:

1.            MEMBRETE: Es la identificación de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Señala la razón social, el giro comercial, el domicilio, el teléfono, el fax y correo electrónico. Se utiliza además, con fines publicitarios.

2.            LUGAR Y FECHA: La anotación de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronológico y geográfico para la clasificación y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.

3.            REFERENCIA: Es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.

4.            DIRECCIÓN INTERIOR: Es la señalización del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuación de la

referencia.

2.       FÓRMULA DE ENCABEZAMIENTO

Introduce el cuerpo de la carta con un saludo o un vocativo  que es la frase o saludo que sirve para llamar la atención del receptor, que varía según el tono en qué esté redactada la carta. Se escribe más abajo de la dirección interior y a continuación dos puntos: . Comienza con una fórmula de encabezamiento, como “Estimado”, seguida del título y el apellido del destinatario, en la mayoría de los casos. Utiliza una fórmula genérica, como “Estimado inquilino”, si no conoces el nombre del destinatario, aconseja Writing@CSU. También puedes dirigir la carta a un departamento, escribiendo, por ejemplo, “Atención: Recursos Humanos”.

3.       CUERPO  O TEXTO

Es la parte medular de la carta;

 El mensaje: Es la idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla fácilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la que vamos a contestar; si es de reclamación por mercaderías, iniciaremos el texto, comunicando el recibo de dichas mercaderías.

Cualquiera sea la importancia de la carta comercial, es conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases de especial relevancia, se pueden subrayar o ennegrecer para llamar la atención. No es conveniente abusar de esta modalidad.

El texto del cuerpo de una carta comercial se inicia escribiendo dos líneas más abajo del vocativo. Lleva espaciado simple; si es corta, se puede utilizar espaciado doble. Separa los párrafos y la primera línea, luego de la fórmula de encabezamiento, por un renglón en blanco.

4.       CIERRE O FINAL

Es la conclusión de la carta y sus elementos son:

1.            Salutación: Es la expresión breve de despedida.

2.            Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en este caso se antepone al nombre del remitente la letra "p" o "pp" (por poder).

3.            Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales en mayúsculas del redactor y en minúsculas de la persona que digitó la carta.

4.            Inclusos: Es la indicación de los documentos que se adjuntan a la carta.

5.            Con copia: Es la información de las copias enviadas, a otras personas o departamentos.

El cierre se escribe dejando dos líneas debajo del último renglón del cuerpo de la carta. Cierra con “Atentamente” o “Saludos cordiales", para mantener el tono formal de la carta.  Escribe tu nombre completo debajo, dejando espacio suficiente para firmar.

ACTIVIDAD

1. Elabora una carta  con estos datos teniendo en cuenta las técnicas ICONTEC márgenes:

Superior               3 ó 4 cm

Izquierdo             3 ó 4 cm
Derecho               2 ó 3 cm
Inferior                2 ó 3 cm

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm 

 Membrete: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Guajira/Riohacha/El instructor de Producción de Documentos Empresariales señor Juan Luis Rodríguez, envía una carta al señor Miguel Tobías Simanca/Coordinador Técnico/Instituto de Carreras Técnicas/Valledupar/ el texto es el siguiente/Esta carta está escrita en estilo bloque extremo. Es la presentación más sencilla, económica en tiempo y que requiere menos esfuerzo, por iniciar todas las líneas desde el margen izquierdo/Este estilo no es muy artístico por tener recargado todo el peso en un solo lado; sin embargo, conviene conocerlo porque todos los demás estilos son modificaciones de éste. También es posible que su jefe lo prefiera en algunas ocasiones/Note además que no hay puntuación después de las líneas especiales, por haberse acogido la puntuación abierta, y que el texto está escrito a espacio sencillo, con dos espacios verticales entre párrafo/Además la (el) digitador (a) de textos debe tener mucho cuidado en su presentación, como es sabido la carta comercial no debe llevar errores mecanográficos, ni ortográficos entre otros/copia: Doctor Francisco Cifuente, Jefe de Control Interno, Doctor Alvaro Olarte, Coordinador de Servicio a la Formación Profesional/Anexo: Original y dos copias del modelo de carta(Identificación del transcriptor.