Tipos de cartas comerciales
Las cartas son aquellos medios de comunicación que son
utilizados para transmitir un mensaje por vía escrita. Es redactada por un
emisor hacia un receptor. Existen diversas clasificaciones de cartas pudiendo
ser estas formales o no. Un ejemplo son las cartas comerciales. Este tipo de
cartas es utilizada en relaciones comerciales sea entre empresas o empresas con
sus empleados e incluso son clientes.
Existen diversos tipos de cartas comerciales, a su vez estas
pueden recibir diversas clasificaciones:
Una clasificación puede ser según su estilo:
1. Profesional:
la sangría es utilizada en el saludo y al inicio de todos los párrafos.
2. Moderno:
No es utilizada ninguna sangría y la carta empieza inmediatamente en el costado
izquierdo.
3. Evolucionado:
es posible omitir tanto el saludo como la despedida más allá de qué tipo de
estilo sea elegido para el resto de la carta.
4. Moderno
cambiado: es muy similar al estilo moderno sólo que la parte final de la carta,
es decir la despedida y la firma son escritas sobre el costado derecho.
Existen otras formas de clasificar las cartas comerciales:
1. Informes:
pueden ser de tipo personal, es decir que requiere a cierta empresa referencias
sobre determinada persona ya que ha trabajado en la misma. También puede ser de
tipo comercial, dichas cartas son destinadas al personal que realiza las mismas
actividades, informando acerca de otros sujetos, sean estos proveedores,
clientes, entre otros.
2. Pedido:
pueden ser distinguidos cuatro modelos: carta de cobro, de pedido de firma, de
aceptación o cara de solicitud de información.
3. Reclamo:
los reclamos pueden ser por pedido (se exponen ciertas dificultades en la
producción recibida, es enviada al proveedor de parte del cliente) o reclamos
de falta de pago (es escrita al cliente porque no ha cumplido con las formas de
pago estipuladas)
4. Comunicados
internos: pueden ser diferenciados tres modelos:
• Circular:
son comunicaciones que emiten cuestiones que pueden interesar a todo el
personal de una empresa.
• Saludo:
se utiliza para realizar invitaciones particulares, como manera de reconocimiento, entre otros
• Comunicaciones
internas: estas son siempre acompañadas por un certificado.
Una tercera clasificación de cartas comerciales podría ser
la siguiente:
1. Carta de
venta: estas cartas son redactadas en cualquier fase de la compra y venta de
productos. Algunos ejemplos son los pedidos, reclamos, cobros.
2. Carta de
RR.PP: son enviadas con la finalidad de estimular las relaciones del ámbito
comercial. Algunos ejemplos son cartas de felicitaciones o invitaciones.
3. Varias:
se puede encontrar una gran variedad de cartas en esta clasificación. Por
ejemplo de seguimiento, publicidades, recomendación de personal.
1. Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se
incluyen también las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios,
instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catálogos,
entrevistas, cooperación, etc.
2. Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para
acompañar cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines,
muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la remisión de lo que
se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el destinatario
sepa específicamente lo que ha de llegarle.-
3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a
quienes se ha concedido crédito, el cumplimiento de su obligación. Su redacción
debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente.
4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una
queja o protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las
transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y administrativas,
aunque traten de evitarse.
5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al
posible cliente a comprar determinados artículos o servicios. Ejemplos de éstas
son las que tienen como propósito anunciar un nuevo producto, asegurar a los
clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance de
nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una cuenta
corriente en determinado banco, etc.
6. Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que
tienen carácter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones entre
los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy importantes porque,
por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el nombre de la
empresa o agencia y su presencia en la comunidad. Las más comunes son las de
felicitación, pésame, invitación y agradecimiento.
Características esenciales
Cuando se lee una carta, sus características o cualidades
influirán en el destinatario para hacerle reaccionar favorable o
desfavorablemente hacia quien la escribió. Como el objetivo básico de una carta
comercial es conseguir una reacción positiva en su redacción deben observarse
las características que se exponen a continuación.
Características esenciales
Cuando se lee una carta, sus características o cualidades
influirán en el destinatario para hacerle reaccionar favorable o
desfavorablemente hacia quien la escribió. Como el objetivo básico de una carta
comercial es conseguir una reacción positiva en su redacción deben observarse
las características que se exponen a continuación.
1) Claridad. Una carta comercial es clara cuando es de fácil
comprensión, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del
destinatario. Se puede lograr la claridad de la siguiente forma:
• Expresándonos mediante frases cortas.
• Eligiendo con cuidado el vocabulario
• Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo
de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia.
• Evitando vocablos ambiguos
• No abusando del pronombre
• Desterrando los gerundios
• Evitando el uso de abreviaturas
• Eliminando palabras rebuscadas
• Evitando el exceso de adjetivos
• Pensando despacio, para escribir deprisa.
Los enemigos de la claridad son:
• Las expresiones incompletas
• Las palabras superfluas, innecesarias
• El uso de circunloquios
• La alteración del orden lógico en la expresión
• El empleo de vocablos “gastados, manoseados”
2) Concisión. Cada frase que escriba debe contener ideas
claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no
deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser reemplazadas por una.
La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser concisa.
Esto no quiere decir que sea breve, sino que o esté recargada de expresiones
superfluas o palabras inútiles. Resumimos afirmando que concisión es la
expresión de los conceptos con las menos palabras posibles y con la mayor
exactitud.
1. Realizar un resumen sobre el tema
