LAS CARTAS COMERCIALES
(MEMBRETE AQUÍ)
Nombre de nuestra empresa
Incluir la dirección
Teléfono
e-mail
(Fecha)
Estimado Sr. ____:
Nombre de la empresa destinataria
Dirección
Muy señor(es) mío (nuestro):
Aquí una breve exposición del tema u objetivo motivo de
nuestra carta, a modo de introducción, sin entrar en detalles secundarios.
En esta zona del cuerpo, los datos y temas principales sobre
lo que estamos ofreciendo con la amplitud necesaria. Antecedentes, datos
estadísticos e informaciones que apoyen nuestro objetivo. Asegurémonos de usar
frases claras y de fácil lectura. Esta zona puede dividirse en los párrafos
necesarios.
El cierre, en que resumiremos brevemente el objetivo de la
carta, indicando, si es necesario, los pasos a seguir, o nuestras directrices
para adquirir el producto o servicio, y en su caso, para obtener algún
descuento especial.
Finalmente, Agradecer al receptor de la carta por el tiempo
empleado en leerla, en forma respetuosa, educada y sin excesos. No olvidemos en
este punto revisar la ortografía para evitar errores que pudieran dañar nuestra
imagen, y dar una lectura de lo que hemos escrito, para verificar que nuestra
carta es clara y explícita.
Saludos cordiales,
(Nombre del firmante)
(Cargo)
(Firma autógrafa)
Una carta comercial es un documento que se ocupa
principalmente de asuntos de índole comercial, aunque la carta comercial suele
ser postal, hoy en día esta se presenta por e-mail, lo que ha modificado
parcialmente su estructura para adaptarse al correo electrónico.
La naturaleza de la carta comercial, es porque puede tratar
de temas como:
Acuses
Alianzas
Créditos
Entregas
Invitaciones
Lista de materiales
Pedidos
Promociones etc.
La carta comercial es útil para dirigirnos a nuestros
clientes, describiendo algún producto o servicio, lo novedoso que resulta y la
ventaja de que lo adquiera con nosotros.
Nuestras cartas comerciales deben contener los siguientes
puntos:
1. Remitente: Aquí incluiremos generalmente el membrete o logotipo
de nuestra empresa; en caso de usar papel membretado, Esto ya está incluido en
el papel. Esto va del lado izquierdo de nuestro encabezado. Alineado a la
derecha, irá el nombre de nuestra empresa, su dirección y el teléfono o si
tenemos, dirección de correo electrónico.
2. Fecha: Aquí se
indicará el lugar geográfico desde donde escribimos. La fecha debe escribirse
completa, sin abreviaciones. Podemos incluir el día de la semana, para mejor
orientación. Generalmente lo escribiremos centrado o ligeramente cargado hacia
la derecha.
3. Destinatario: A continuación la dirección del
destinatario. Aquí pondremos el nombre de la empresa a que nos dirigimos, el
Departamento, si es muy específico; o bien, el nombre de la persona a quien nos
dirigimos. A continuación su dirección.
4. Saludo inicial: De forma respetuosa, será la entrada de
nuestra carta. Si nos dirigimos a una persona particular, utilizaremos fórmulas
sencillas como:
Muy señor mío:
Estimado Cliente:
En caso de dirigirnos a una empresa usaremos una expresión
en Plural:
Muy Sres. Míos:
Apreciables clientes:
5. Introducción: A continuación expondremos brevemente el
motivo de nuestra carta.
6. El cuerpo: En esta sección expondremos los datos de lo
que queremos comunicar. Comenzaremos con los datos principales, luego datos
secundarios y podemos terminar exponiendo alguna ventaja de que lo adquieran o
contraten con nosotros. No debemos extendernos demasiado, procuremos ser claros
y concisos. Podemos utilizar párrafos separados para cada tema, mejorando el
orden de las ideas.
7. Despedida: Para terminar nos despediremos de nuestros
destinatarios en forma cordial; si lo consideramos necesario, podemos usar
fórmulas para invitar a que nos respondan:
Esperando su respuesta, se despide cordialmente.....
Sin otro motivo, se despide.....
Reciba un saludo de ......
8. Firma: Terminaremos nuestra carta, con la firma. Si la
carta es enviada por la empresa, con el nombre y logotipo de la empresa es
suficiente. Si la enviamos personalmente o a nombre de nuestra empresa,
indicaremos nuestro nombre y cargo. Últimamente se utiliza poner una firma
escaneada, que se imprime al mismo momento de imprimir el documento. Esto es
útil cuando debe enviarse cientos o miles de cartas. Sin embargo, siempre que
sea posible, es mejor darle el toque humano estampando nuestra firma con tinta,
preferentemente azul o negra.
ACTIVIDAD
1.
Elabora una carta comercial con base en el
modelo.
